Waarom samenwerken met een MICE-bureau een goed idee is!

Bent u van plan om in 2021 een online, hybride of live event te plannen? Hoe zorgt u dan ervoor dat de bijeenkomst interessant, vernieuwend en passend is voor de geselecteerde doelgroep? Weet u niet waar u moet beginnen met de organisatie en overweegt u om een bureau in te schakelen, gespecialiseerd op het gebied van MICE (Meetings, Incentives, Congressen en Events)?

In dit blog leggen we uit wat u kunt verwachten als u de organisatie van een evenement of reis uit handen geeft aan goMICE. Wij zetten de belangrijkste voordelen van een samenwerking op een rij. Zo krijgt u een goed beeld van wat u kunt verwachten van een samenwerking en op welk gebied wij u van dienst kunnen zijn.

Ervaring & knowhow

goMICE heeft reeds jarenlang ervaring op het gebied van organiseren van meetings, incentives en events. Onze professionele projectmanagers hebben allemaal een flinke portie ervaring en zijn altijd op de hoogte van de laatste trends in binnen- en buitenland. Hierdoor kunnen wij dan ook altijd een passend advies geven en een offerte op maat maken.

Corona-proof

In deze bijzondere tijden is het daarnaast extra belangrijk om uw event of reis corona-proof te organiseren. De regelgeving verandert bijna dagelijks en het kan dan ook lastig zijn alles goed te regelen voor uw relaties of medewerkers. Bij goMICE zijn we altijd op de hoogte van de meest up-to-date regelgeving en hierdoor kunnen wij u dan ook optimaal adviseren. Wij denken graag met u mee in wat er WEL mogelijk is en zorgen ervoor dat dit op een veilige manier gebeurt. Benieuwd naar meer inspiratie over corona-proof evenementen, bezoek dan onze blog: “5 tips voor een Coronaproof bijeenkomst”.

Creativiteit en strategisch advies

Uiteraard proberen we met creatieve ideeën tot een programma te komen waar u zelf niet aan heeft gedacht. Dit bewerkstelligen wij door allereerst te luisteren naar wat uw wensen zijn. Wat is het doel van de reis of het event, wie is de doelgroep en welke boodschap wilt u overbrengen? Wij denken graag op alle facetten met uw mee en zorgen ervoor dat de reis of het event een onvergetelijk moment wordt voor alle deelnemers. We denken aan alle details, van begin tot eind, zodat alles tot in de puntjes vlekkeloos verloopt.

Het juiste netwerk

goMICE werkt al jaren samen met een aantal vaste, gespecialiseerde leveranciers en locaties zowel in Nederland als in het buitenland.  Zo kunnen we altijd rekenen op de beste kwaliteit, een scherpe prijs en service van hoge kwaliteit. De aan u toegewezen projectmanager is van begin tot eind uw aanspreekpunt en u hoeft dan ook niet de contacten met al die leveranciers te onderhouden. Wij houden u op de hoogte van onder andere belangrijke deadlines, aanpassingen in het programma en belangrijke wetenswaardigheden voor de deelnemers. Zo wordt u gedurende het gehele traject compleet ontzorgd.

Scherpe tarieven

Een ander belangrijk voordeel dat zorgt voor scherpe inkooptarieven en goede afspraken met leveranciers is dat ons kantoor onderdeel is van Uniglobe Alliance Travel en daarmee onderdeel van het wereldwijde Uniglobe International. Uniglobe Alliance Travel verleent diensten op het gebied van Business Travel, zoals tickets, hotels en autohuur. Dagelijks werken 40 medewerkerkers aan zeer uiteenlopende projecten, zakelijke reizen en events in binnen-als buitenland.

Technologische ontwikkelingen

Ook is het ook belangrijk om vernieuwend te blijven en gebruik te maken van de nieuwst technieken. We beschikken dan ook over geautomatiseerde processen, een online eventtool en diverse mobiele applicaties zoals de goMICE activatie app en onze reis- & event app. Dankzij onze geautomatiseerde processen zijn wij in staat om alles rondom registratie, inschrijven en accreditatie uit handen te nemen. De online eventtool ziet er aantrekkelijk uit en wordt tailormade aangepast aan uw wensen.

Via onze branded activatie app kan de doelgroep geïnformeerd en geactiveerd worden met informatie of kennisvragen. Tijdens het event of de reis kan er via onze reis- & event app interactie zijn met de doelgroep of het gezelschap, denk aan het delen van foto’s, het sturen van push berichten of locatieweergave.

De factor tijd

Een incentive of event plannen neemt veel meer tijd in beslag dan men vaak denkt. In combinatie met uw huidige functie kan dit lastig zijn op het gebied van benodigde uren. Hierdoor kunt u wellicht niet het gedroomde event of de gewenste reis neerzetten voor uw doelgroep.  Door de organisatie uit te besteden heeft u zelf meer tijd voor uw reguliere werkzaamheden en daarnaast te genieten van de voorbereidingen. U weet immers dat u kunt rekenen op de hulp van een professional.

Duidelijk kostenplaatje

Als u ervoor kiest het gehele traject in eigen beheer te houden, is het vaak lastig om een duidelijk overzicht te hebben van wat het project gaat kosten. goMICE heeft met al haar ervaringen een duidelijk beeld van het kostenplaatje en kan u in korte tijd vertellen wat de mogelijkheden zijn binnen het opgegeven budget. Zo weet u vanaf het begin wat de kosten bedragen zonder voor verrassingen te komen staan.

Nóg meer impact

Bij goMICE is het doel een incentive of event naar een hoger niveau te tillen. Creativiteit is nu belangrijker dan ooit, deelnemers hebben immers al vaak meerdere events of reizen bijgewoond en zijn steeds moeilijker te verrassen. De impact van een reis of event kan echter op vele manieren nog groter worden gemaakt.

Wij denken bijvoorbeeld ook mee over het complete communicatietraject rondom de reis of het event;

  • hoe kunnen we de deelnemers beter en langer betrekken?
  • hoe kunnen we zorgen dat de doelstellingen worden behaald?
  • hoe kunnen we de ervaring NOG completer maken?

Hiervoor creëren we een maatwerk concept met een passend thema dat we tot in de puntjes doorvoeren in alle facetten voorafgaand, tijdens en na uw reis of event. Op deze wijze blijft uw organisatie of boodschap langer top of mind bij uw medewerkers of relaties en zorgen we voor nog meer impact!

Ook voor uw individuele zakenreizen

Eerder benoemden wij al dat wij onderdeel zijn van Uniglobe Alliance Travel. Heeft u als bedrijf naast het organiseren van meetings en incentives ook te maken met individuele zakenreizen? Dan helpt Uniglobe Alliance Travel u daar graag mee verder. Dankzij de IATA-licentie en dé nieuwe trend op het gebied van online boeken van zakenreizen; UBI, zijn onze collega’s van Uniglobe Alliance Travel uw rechterhand voor het boeken van vliegtickets, autohuur, hotels en treinreizen. Op deze manier kunt u voor al uw zakelijke reizen en events terecht bij één kantoor. Handig toch?

Klaar om de organisatie uit handen te geven aan een professional? Het team van goMICE adviseert u graag. Kijk op onze website voor meer inspiratie en mooie ideeën.