Voorbereiden op Coronaproof events

Hoe verlopen de voorbereidingen voor een Coronaproof event bij goMICE?

De komende maanden hebben we bij goMICE diverse events gepland staan. Uiteraard heel fijn dat deze events doorgang mogen en kunnen vinden en zoals altijd werken wij heel secuur en met veel plezier aan deze events. De nodige voorbereidingen worden getroffen en momenteel zetten we de puntjes de i!

Echter in deze tijd moeten we onze voorbereidingen wel iets aanpassen omdat het extra belangrijk is dat we samen met onze leveranciers onze events Cororapoof aanbieden aan onze klant. Hoe doen wij dat? Een extra bezoek aan onze leveranciers kan hierin niet ontbreken en we vinden het dan ook van groot belang om met eigen ogen te zien hoe onze leveranciers omgaan met de huidige maatregelen en Coronaproof werken op locatie. Daarom reizen Projectmanager Lotte en ik, Elsbeth Groenevelt, af naar het mooie Renesse waar een van onze events in september zal gaan plaatsvinden.

Start van de dag bij de Beachclub

Het is een regenachtige ochtend maar we hebben geluk want zodra we Zeeland binnenrijden breekt de zon door! Onze eerste stop is bij een prachtige Beachclub in de buurt van Renesse waar we hartelijk worden ontvangen met een heerlijke kop koffie. Een goede start van de dag. Er wordt uitgelegd welke regels er gehanteerd worden en we zien dat de 1,5 meter netjes wordt gehandhaafd. De tafels staan ruim uit elkaar en zijn voorzien van transparante schermen. Voor dit event hopen we natuurlijk op mooi weer zodat we heerlijk op het buitenterras de BBQ kunnen aansteken. Tevens biedt deze locatie goede maatregelen om de BBQ coronaproof binnen te verzorgen, mocht het weer het niet toelaten om naar buiten te gaan. goMICE zorgt altijd samen en in overleg met de betreffende locatie voor een plan B.

Locatiebezoek Coronaproof

We vervolgen onze weg naar de volgende stop; Hotel en Eventlocatie de Zeeuwse Stromen! Een prachtige locatie welke wij regelmatig inzetten voor zakelijke meetings voor onze klanten. Ook hier is het welkom altijd even persoonlijk en hartelijk. Al voelt het wel nog steeds een beetje gek om elkaar geen hand te kunnen geven…. Onze opdrachtgever is, op onze uitnodiging, ook aanwezig om de verdere voorbereidingen gezamenlijk door te spreken. Wij doen dit altijd het liefst op de locatie zelf zodat we snel en efficiënt kunnen schakelen en handelen!

We merken direct dat ook deze locatie alles fantastisch op orde heeft en Coronaproof werkt. Bij binnenkomst is er een duidelijke bewegwijzering, staan er diverse zuilen om je handen te desinfecteren en houdt het personeel netjes 1,5 meter afstand. Indien gewenst is het mogelijk om tijdens het event mondkapjes en handschoenen te verzorgen. Alles kunnen wij geheel afstemmen op de wensen en protocollen van onze opdrachtgever, ook tijdens Corona.

Samen met onze contactpersoon van de locatie bespreken we alle details voor het komende event en zijn er maar een paar kleine aanpassingen noodzakelijk, welke gemakkelijk te realiseren zijn. Als voorbeeld; de vergaderzalen zijn voorzien van diverse schuifwanden waardoor we de plenaire ruimte kunnen vergroten en iedereen tijdens de meeting toch in dezelfde ruimte kan plaatsnemen. Het wandvullende projectiescherm, wat deze meeting room zo bijzonder maakt, komt dan extra goed van pas! Tijdens de meeting zullen we door de inzet van extra gezellige koffiehoekjes ervoor zorgen dat het verloop hiervan ook soepel en efficiënt verloopt! Verder biedt het hotel hun faciliteiten aan zoals het zwembad en de wellness. Ook kunnen de gasten iedere ochtend heerlijk genieten van het ontbijt welke gewoon geserveerd wordt in de ontbijtruimte. Weliswaar in eenrichtingverkeer!

Aan de slag

Na het verzamelen van al deze nuttige informatie sluiten we ons bezoek af met een lunch op het strand. Deze locatie beschikt over een eigen beachclub waar heerlijk geluncht en gedineerd kan worden.Tijdens onze bezoek bespreken we met de manager hoe hier Coronaproof gewerkt wordt. Interessant om te zien hoe iedereen zich aanpast en ondanks bepaalde beperkingen toch overal een oplossing voor wordt gezocht.

Op naar september!

We rijden dan ook einde van de middag met een voldaan gevoel terug naar Rotterdam! We starten direct met de verdere uitwerking van het event en zorgen dat alle besproken details verwerkt worden. Op naar september! Wij kunnen niet wachten om deze meeting voor onze vaste opdrachtgever uit te voeren. Uiteraard zijn wij tijdens de meeting aanwezig op locatie om te zorgen dat alles verloopt zoals besproken is.

Wenst u ook een meeting te organiseren maar bent u wellicht nog wat terughoudend? Neem gerust contact met ons op. Wij adviseren u graag en denken met u mee hoe we het beste uw event of meeting kunnen inrichten tijdens Corona. Er zijn gelukkig ontzettend veel mogelijkheden om dit veilig te laten plaatsvinden. Kijk voor suggesties ook eens naar ons blog met 5 tips voor de organisatie van Coronaproof bijeenkomsten.