Hoe organiseer je een inspirerende en succesvolle heisessie?
Steeds vaker valt de term heisessie wanneer het gaat om zakelijk ontmoeten. Vele bedrijven en organisaties zetten één of meerdere keren per jaar zo’n heisessie in. Maar wat is een heisessie nu precies en hoe maak je deze tot een succes? In dit blog geven we u graag meer inzicht in de mogelijkheden op dit gebied.
Wat is een heisessie?
Simpel gezegd is een heisessie een bijeenkomst op een externe, vaak afgelegen omgeving. Een heisessie hoeft dus niet daadwerkelijk op een hei te zijn, maar wel in een ‘prikkelarme’ omgeving. Van oorsprong was een heisessie een moment waarop het managementteam bij elkaar kwam op een andere plek dan de standaard werkplek. Inmiddels is de term heisessie een breed ingeburgerd begrip en gebruiken bedrijven en organisaties het binnen alle afdelingen.
Hoe kies ik een geschikte locatie?
Iedere heisessie is anders en daarom zijn er ook op het gebied van locaties vele mogelijkheden, zowel net over de grens als in ons eigen land. Het belangrijkste bij het kiezen van een locatie is dat je een externe locatie kiest. Daarnaast is het belangrijk dat het een inspirerende omgeving is, het liefst afwijkend van waar men normaal aan het werk is en waar je geen last hebt van prikkels.
Enkele voorbeelden van geschikte locaties in Nederland zijn:
Jachthuis Beukenrode in Doorn, Utrecht
Een rijksmonument, landelijk en centraal gelegen op Nationaal Park de Utrechtse Heuvelrug, met 26 hectare landgoed met vijverpartijen waar u buitengewoon en inspirerend kunt vergaderen.
De Kapellerput in Heeze, Noord-Brabant
Een unieke locatie op een 25 hectare groot landgoed met een diversiteit aan vergadermogelijkheden. Van een vergaderplek midden in het bos tot een bijzondere KABAN boomhut waar je op grote hoogte midden in de natuur zit met alle comfort en luxe van de werkruimte.
Bilderberg Kasteel Vaalsbroek in Vaals, Limburg
Buitenland in eigen land, zo voelt het op deze locatie. Vergaderen te midden van het vele groen, de ruimte en een prachtig park.
Mooirivier in Dalfsen, Overijssel
Een sfeervol boutique hotel, bestaande uit gebouwen in traditionele bouwstijl met een moderne inrichting. Het hotel ligt direct aan rivier de Vecht en is omringd door veel natuur, geschikt voor inspirerende heisessies.
Hoe verloopt een heisessie?
Zorg er vooraf voor dat alle deelnemers goed op de hoogte zijn van het doel van deze dag(en) of van de sessie. Deel bijtijds de agenda en zorg ervoor dat het duidelijk is wat er van de deelnemers wordt verwacht, wat zij moeten zich erop voorbereiden wanneer zij bijvoorbeeld aan het woord komen tijdens de sessie. Om de deelnemers energiek en betrokken te houden is het aan te raden bijtijds pauzes/breaks in te plannen. Niemand is immers meer productief na urenlang achter elkaar te spreken of luisteren.
Verder is het ook een keuze om een extern iemand in te schakelen, die ervoor zorgt dat de dag vlekkeloos en soepel verloopt. Deze persoon zal zorgen voor een gestructureerde dag en houdt in de gaten dat alles volgens de agenda verloopt.
Wat kan ik aan het einde van een heisessie verwachten?
Het doel aan het einde van een succesvolle heisessie is dat het begrip en vertrouwen tussen de deelnemers is verbeterd. Een manier om dit te realiseren is om tijdens de sessie zo open mogelijk met elkaar communiceren in een vertrouwde omgeving. Een andere uitkomst is vaak dat patronen binnen het team duidelijk worden. Deze patronen kunnen afhankelijk van de wenselijkheid worden versterkt of juist doorbroken. Tot slot worden de deelnemers zich bewuster van hun eigen talenten en weten zij hoe ze deze beter kunnen inzetten.
Ook kan de heisessie worden ingezet om nieuwe plannen met elkaar te maken of een nieuwe strategie presenteren en hierover met elkaar in gesprek te gaan. Zorg dan altijd dat de nieuwe input en ideeën goed worden gedocumenteerd.
Waarom boeken via goMICE?
U kunt uiteraard zelf een heisessie boeken bij één van de vele locaties in ons prachtige land. Waarom dan boeken via een bureau, en dan specifiek bij goMICE? Bij goMICE hebben wij jarenlange ervaring in huis waardoor wij niet alleen kennis hebben van de best passende locaties voor uw heisessie, maar ook kunnen assisteren met de gehele invulling van deze dag(en).
Met onze creativiteit zorgen we ervoor dat zelfs de meest ‘ervaren’ deelnemers op het gebied van heisessies worden verrast door bijvoorbeeld de inzet van professionele dagvoorzitters, tussentijds entertainment en/of op maat gemaakte workshops of teambuildingsactiviteiten.
Daarnaast krijgt u bij goMICE niet alleen van begin tot eind één dedicated projectmanager toegewezen, maar zal deze projectmanager (desgewenst) ook tijdens het event zelf aanwezig zijn om ter plaatse alles in goede banen te leiden.
Prikkel vooraf en bewaak waardevolle informatie
Ook kan het wenselijk zijn om van te voren al informatie te delen of het verkrijgen van input die van belang is voor het succes van deze sessie. Of het kan belangrijk zijn om de deelnemers alvast op te warmen op weg naar deze dag(en). Met de goMICE Stretch-methode zorgen we dat uw doelen nog beter behaald worden de inzet van een doordacht communicatietraject voorafgaand, tijdens maar ook na uw heisessie. Want de informatie die u verzamelt is vaak erg waardevol voor uw organisatie en eventuele strategische keuzes. Wij zorgen dat deze informatie niet verloren gaat en langere tijd top of mind blijf door de inzet van extra touch moments.
Benieuwd hoe u uw heisessie op de beste wijze kunt insteken of heeft uw een vraag voor een ander type evenement? Neem gerust contact met ons op om een vrijblijvende sparringsessie in te plannen!
Update: Dit blog verscheen voor het eerst op 22 maart 2021 en werd op 28 maart 2022 geactualiseerd met nieuwe informatie.
