5 tips voor het nieuwe zakelijke ontmoeten

5 tips voor het nieuwe zakelijke ontmoeten

We moesten met z’n allen de afgelopen maanden even op de rem met de organisatie van (zakelijke) reizen en evenementen. Maar gelukkig mogen we vanaf 1 juni weer met 30 personen en vanaf 1 juli met 100 personen bij elkaar komen. Maar wel met een aantal regels en maatregelen. Een uitdaging voor veel organisaties die graag weer willen samenkomen met hun relaties, medewerkers, studenten of leveranciers.

Uiteraard geloven wij in de kracht van LIVE ontmoetingen! Elkaar in de ogen kijken en alle zintuigen prikkelen! Beeld, geur, smaak, geluid en tast alle elementen die bijdragen aan het creëren van bijzondere ervaringen en onvergetelijke momenten. Maar we zijn nog niet in de gelegenheid om elkaar onbeperkt en zonder regels te ontmoeten. Hoe kunt u uw boodschap de komende tijd dan toch over de bühne brengen en uw doelgroepen blijven informeren, activeren of enthousiasmeren?

Bij goMICE denken we graag in oplossingen en mogelijkheden. Daarom een aantal tips om stap voor stap weer richting waardevolle en impactvolle LIVE ontmoetingen te gaan. Ook met de huidige maatregelen.

1. Zorg voor een prikkelend communicatietraject

Uw reis of event moet door omstandigheden of interne protocollen naar het einde van 2020 of zelf naar 2021 worden verplaatst. Hoe zorgt u dat uw doelgroep toch geïnformeerd en betrokken blijft tot aan uw LIVE moment? Denk eens aan een campagnematig voortraject waar online en offline communicatie gestructureerd en prikkelend worden ingezet rondom uw LIVE moment. Zo blijft u gedurende langere tijd top of mind, wordt de doelgroep alvast opgewarmd en zet u de waarde van uw LIVE moment nog meer kracht bij. Ervoor, tijdens en ook erna.

2. Kleinschalig en exclusief

Verdeel uw doelgroep in kleinere gesegmenteerde groepen. Misschien heeft een deel van de doelgroep nog meer specifieke behoeftes of een gemene deler die nu nog beter kan worden benut. Daarnaast geeft een kleinere groep meer gelegenheid tot het geven van 1-op-1 aandacht en het maken van een echte connectie. En wie vindt het stiekem niet fijn om te worden uitgenodigd voor een “exclusief” event?

3. Mix van online en live ontmoeten

Denk eens aan een mix van online en live ontmoeten. Bijvoorbeeld door een deel van uw doelgroep live te ontmoeten en een ander deel virtueel deel te laten nemen. Soms is het fysiek aanwezig zijn niet broodnodig om een boodschap over te brengen. Bedenk wie er echt bij moeten zijn en betrek de virtuele gasten op een manier waardoor zij zich toch betrokken en gehoord voelen. Ook genodigden die niet te ver kunnen of mogen reizen kunnen hierdoor toch aanwezig zijn.

4. Verdeling in tijd of plaats

Draagt het creëren van een unieke LIVE setting bij aan het uitdragen van uw boodschap maar is uw doelgroep te groot om veilig en volgens de maatregelen samen te komen? Trek uw eendaags event dan uit naar een meerdaags event of verdeel uw event over meerdere locaties. Ook hier kunt u kijken naar het verder segmenteren van uw doelgroepen (bijv. in regio of functieprofiel) of het gedeeltelijk virtueel laten plaatsvinden van inhoudelijke- of gezamenlijke onderdelen.

5. Roadshow

In plaats van iedereen op een locatie te laten samenkomen gaat u dit jaar op roadshow! Afhankelijk van uw merk, boodschap en doelgroep kunt u de inhoud van uw event meenemen op tour langs diverse vestigingen of regio’s. Denk bij voorbeeld aan het introduceren van een nieuw product, het afscheid van een directielid, het bedanken van medewerkers of het bekendmaken van uw nieuwe strategie. Een roadshow kan op verschillende memorabele of ludieke manieren, op maat, voor u worden ingericht!

Protocol Zakelijke Bijeenkomsten

Vanuit het EventPlatform (overlegplatform van branche- en vakorganisaties in de evenementenbranche) is er een protocol voor zakelijke bijeenkomsten gelanceerd, en bij het ministerie van Economische Zaken gedeponeerd, welke rekening houdt met alle aspecten rondom de organisatie van zakelijke ontmoetingen. GoMICE gebruikt deze uitgangspunten als minimale richtlijn voor de realisatie van verantwoorde en veilige LIVE momenten in binnen- en buitenland. Lees hierover ook meer in ons blog: goMICE is klaar voor uw zakelijke ontmoeting 2.0.  

Wij zijn klaar voor uw zakelijke ontmoeting 2.0!

Wij zijn er in ieder geval klaar voor! Dus leg uw uitdaging of vraagstelling gerust bij ons neer, zodat wij met u kunnen meedenken hoe u uw doelgroepen kunt blijven prikkelen en impactvolle reizen en evenementen voor u kunnen realiseren, met of zonder maatregelen. Volg ons ook op LinkedIn, Facebook en Instagram voor tips en updates rondom de organisatie van úw zakelijke reis, meeting of event, tijdens of na corona.