Een meeting in de Winkel van Sinkel
Wij hebben diverse relaties waar wij al een geruime tijd mee samenwerken. Het is natuurlijk plezierig om het wederzijdse vertrouwen te hebben bij het organiseren van MICE: Meetings, Incentives , Concepts en Events.
Een relatie uit de Olie- en Gasbranche wilde een bijzondere meeting geven. Het thema van de meeting was: “Samen klaar voor morgen”. Onze opdrachtgever wilde dit op een bijzondere locatie laten plaatsvinden. Ook wilde onze opdrachtgever graag hulp met een mooie invulling van het programma.
De locatie voor de meeting
De eerste gedachte van ons team was een futuristische locatie voor te stellen. Maar, omdat wij de doelgroep van de deelnemers goed kennen (wij kennen ze immers al jaren en hebben al vaker samengewerkt), kwamen wij op een andere passende locatie, namelijk de Winkel van Sinkel in Utrecht.
‘Oude’ en ‘Nieuwe’ tijden laten weerspiegelen
De deelnemers waren allemaal zelfstandig ondernemers uit de Olie- en Gasbranche. Ondernemers met een tankstation, gekoppeld met winkels (tankshops). Met de Winkel van Sinkel wilden we een mooi contrast neerzetten tussen de ‘oude’ en de ‘nieuwe’ tijd.
De Winkel van Sinkel is van oudsher een warenhuis met een rijke geschiedenis. Tegenwoordig is het een prachtig restaurant annex event- en meeting locatie.
Onze opdrachtgever was ook erg enthousiast over de locatie! Leuk, de voorbereidingen konden gaan beginnen! Tijdens de voorbereiding voor een dergelijke meeting nemen we zo veel als mogelijk uit handen. Zo spreken we alles door, maken we de badges en maken we afspraken met alle leveranciers. Hier komt de expertise en ervaring van goMICE goed van pas. Wij laten niets aan het toeval over!
Hieronder neem ik je kort mee in de dag van deze meeting.
De meeting in de Winkel van Sinkel
Ik wilde uiteraard niet te laat zijn dus arriveerde ik al om 6.45 uur in een hele koude parkeergarage, wachtend op mijn collega die met de trein zou komen.
Om 7.30 waren we beiden op de locatie om alles op te bouwen, klaar te zetten en de laatste dingen te bespreken met onze contactpersonen. Verder werkten we o.a. aan:
- Het klaarzetten van de registratietafel met badges
- Tasjes met gadgets vullen en klaarzetten
- Banners plaatsen
- Controle op de techniek
- De Illy koffie bar klaarzetten
- De zaalaankleding controleren
- Food & Beverages aansturen
Er komt veel kijken bij een meeting in de Winkel van Sinkel. Ik en mijn collega waren dan ook dik tevreden toen we vanaf 9.30 uur de eerste gasten konden ontvangen.
Illy koffie bar in de Winkel van Sinkel
Illy koffie schenken in de tankshops behoort tot een van de nieuwe concepten van de onderneming. Om de deelnemers kennis te laten maken met Illy koffie hebben we een Illy koffiebar bij de entree geplaatst.
Voor sommige deelnemers was het een lange rit, dus een welkom met een goede bak koffie en een “Koek van Anton” viel in de smaak. Een “Koek van Anton” is een lekkernij uit de oude tijd, een combinatie van appelgebak en ambachtelijk krentenbrood.
Een goede voorbereiding is het halve werk
Door de goede voorbereiding verliep de registratie soepel. Het was goed weer en iedereen had er zin in. De zaal stroomde al snel vol, waarna de presentaties konden beginnen. Er werden verschillende innovatieve concepten gepresenteerd, zo ook de lancering van een broodje meelworm!
Helaas kon ik er in de middag niet bij zijn, omdat ik voor een aantal dagen naar een meeting/inspectie in Dubai zou vliegen. Nadia, de projectmanager voor deze meeting, zou haar mannetje zeker staan.
Een broodje meelworm
Tijdens de lunch stonden er heerlijke sandwiches en drankjes op het menu.
De deelnemers konden ook de broodjes meelworm proeven! De ingrediënten waren door onze contactpersonen zelf meegenomen en wij hebben deze zeer bijzondere broodjes, samen met hun stagiair, voor hen gesmeerd.
We waren benieuwd hoeveel deelnemers het waagden om het broodje meelworm te proeven. Toch zo’n 30% van de 140 deelnemers durfden het aan. De één weliswaar wat enthousiaster dan de ander!
Ontspanning op het water
Daarna was het tijd voor wat ontspanning op het water. Wij hadden 5 sloepen geregeld, die aan konden meren voor de Winkel van Sinkel. Met het prachtige weer had iedereen er super veel zin in!
Na 1,5 uur varen werd er weer aangemeerd en was het tijd voor de afscheidsborrel. We checkten iedereen uit en gaven het tasje met gadgets mee. We zagen veel lachende en tevreden gezichten en daar doen we het uiteindelijk voor!
Om 20:00 uur diezelfde avond kreeg ik een WhatsApp van onze contactpersoon:
“Hi Anita, het was een super dag, met veel blij gezichten! Nadia is top! Bedankt en succes/plezier in Dubai.”
Inmiddels aangekomen in Dubai was het natuurlijk erg fijn om te lezen dat deze meeting enorm geslaagd was! Over mijn programma in Dubai lees je de volgende keer meer het blog van goMICE!
Wil je ook een meeting of event organiseren? Neem dan gerust contact op via Hello@goMICE.nl of bel ons: 088-202-30-40.
Ervaring van onze klant: Het was weer top georganiseerd. Een geslaagde bijeenkomst op leuke locatie! En bedankt weer voor de prima samenwerking,
