Launch-event in Wassenaar voor 200 medewerkers
Op een warme- en zomerse donderdag in juni organiseerden wij voor één van onze vaste opdrachtgevers een launchevent bij Beachclub BAIT te Wassenaar. De perfecte manier om het te lanceren onderdeel in de spotlights te zetten en te introduceren aan zo’n 200 medewerkers.
Last minute aanvraag voor dit event
Waar de aanlooptijd tot een evenement gemiddeld 3 – 6 maanden bedraagt bij kleinere evenementen en 6 – 12 maanden bij grotere evenementen ontvingen wij deze aanvraag slechts 6 weken voorafgaand aan dit evenement. De locatie was al vastgelegd door onze opdrachtgever, de invulling was aan goMICE. Een mooie uitdaging waarin snel schakelen van belang was voor het team van goMICE!
Originele powerboost
Het evenement zelf vond in de middaguren plaats maar om de gehele dag een feestelijk tintje te geven stond er in de ochtend al een verrassing op het programma. Unieke fruitmeisjes deelden in hun meest fruitige outfit gezonde repen uit aan de medewerkers op kantoor. Een goede powerboost om de dag mee te beginnen!
Tijd voor de voorbereidingen!
Terwijl de medewerkers na deze powerboost hun dag vervolgden op kantoor gingen we samen met onze opdrachtgever druk aan de slag met de opbouw bij Beachclub BAIT: een modern strandpaviljoen aan de Wassenaarse Slag met een stijlvolle en gezellige inrichting. Na een korte meeting met de partymanager toverden we het gehele paviljoen om conform de wensen van onze opdrachtgever.
Het plenaire deel van het programma zou grotendeels bestaan uit een tafeldiscussie, daarom werd de de volledige binnenruimte ingericht in de stijl van een late night talkshow (denk aan: Eva Jinek). Hierbij dienden we rekening te houden met het felle zonlicht (deze mocht niet op het presentatiescherm en in de ogen van de sprekers vallen). Daarnaast dienden we ruimte vrij te houden voor de professionele cameraploeg welke aanwezig zou zijn om het gehele evenement vast te leggen.
Ondertussen stroomden de sprekers, dagvoorzitter, cameraploeg en promotiemeisjes binnen en vloog de tijd voorbij. Ruim een half uur voor aanvangstijd werden de laatste beachflags opgezet – die mogen natuurlijk niet ontbreken bij een evenement op het strand – en waren we er klaar voor!
Een succesvol evenement
Het evenement verliep voorspoedig: van een ontspannen ontvangst op het mooie buitenterras tot een enthousiaste presentatie over de nieuw te lanceren dienstverlening, een pittige tafeldiscussie, een overheerlijke barbecue en uiteraard een gezamenlijk proost op de lancering!
Quote opdrachtgever
De voorbereidingen op onze lancering waren al in volle gang. Afspraken met de locatie waren al gemaakt. Toen het allemaal toch wat veel regelwerk bleek, nam het team van goMICE daadkrachtig het roer over. Zonder enig gesputter over al gemaakte afspraken, en binnen de zeer korte termijn voor D-day, mede dankzij hen een prachtig en succesvol evenement! Volgende keer zet ik ze eerder in. 🙂
