De organisatie van een last-minute meerdaags event
Events worden veelal lange tijd van tevoren geboekt. Gedurende de weken of zelfs maanden voor aanvang van het event, zijn wij vol energie bezig met het samenstellen van het perfecte programma, waarbij geen detail over het hoofd wordt gezien.
Soms loopt het echter net even anders en wordt een event heel last-minute geboekt. Zo ook afgelopen maand, eind augustus. Voor een onze vaste opdrachtgever, Domino’s Pizza Rotterdam, mochten wij een programma naar Ibiza organiseren. De targets waren gehaald en zij wilden het personeel daarom belonen met een meerdaags event naar Ibiza. Twee weken na ontvangst van de aanvraag wilden zij al vertrekken maar dankzij onze goede contacten ter plaatse konden wij alles tot in de puntjes voor hen organiseren; een prachtig 4-sterren hotel, gezellige restaurants en een gave activiteit: met speedboten naar Formentera.
Code oranje: improviseren
Helaas gooide het “code oranje advies” vanuit de Nederlandse overheid roet in het eten en moest er binnen 3 dagen voor aanvang, een alternatief worden bedacht. Alle leveranciers in Ibiza werden op de hoogte gesteld en met het gehele goMICE team werd gebrainstormd over een vervangende bestemming binnen Nederland. Binnen enkele uren stelden we een afwisselend programma voor op drie locaties in Nederland, met een divers aanbod aan hotels, activiteiten en restaurants.
goMICE speedy service!
Uiteindelijk viel de keuze op het altijd gezellige en sfeervolle Zuid-Limburg met als uitvalsbasis Maastricht. Maandagmiddag werd de keuze gemaakt en in recordtijd werd het volledige programma vastgelegd en werden alle details besproken. Nog geen 24 uur later was alles voor deze groep tot in de puntjes geregeld en kregen zij als “kers op de taart” onze reis-app aangeboden. In de app staat alle benodigde reisinformatie, informatie over de bestemming, het hotel en het gehele programma. Verder is het mogelijk hierin onderling foto’s te uploaden. De app is bovendien alleen toegankelijk op uitnodiging, waardoor alleen de deelnemers van de reis of het evenement dit kunnen inzien.
Op woensdag was het dan zo ver, en begon het tweedaagse event van deze groep. Benieuwd wat zij hebben beleefd tijdens deze tweedaagse? Onze contactpersoon schreef hier speciaal voor goMICE een reisverslag over. Alvast een voorproefje… de overnachting was in het prachtige en unieke Kruisherenhotel in Maastricht!
