Hoe wij uitdagende Last-Minute wijzigingen oplossen

Na maanden voorbereiding was alles tot in de puntjes voorbereid. We waren klaar om met twee groepen een geweldige incentive reis naar Sevilla te beleven. Sevilla is een geweldige bestemming en wij hebben al meerdere groepen naar Sevilla zien vertrekken, die allemaal erg enthousiast weer terug kwamen!

In mei was het de beurt aan een bedrijf waar wij al meer dan 5 jaar met veel plezier voor werken. Ik als eindverantwoordelijke en Nadia als goMICE Consultant begeleiden groepen ter plekke.

Paspoort goMICE Nadia - MICE: Meetings, Incentives, Congressen en Events

Last-Minute uitdaging

Een week voor de reis belde de klant ons op. Vanuit het hoofdkantoor is vanwege enkele veiligheidscriteria besloten dat er een aantal nieuwe steden op een ‘zwarte lijst’ komen te staan als bestemming. Hier was helaas ook Sevilla ook aan toegevoegd! Dit bericht ontvingen we op de dag dat ik op het punt stond om zelf een weekje op vakantie te gaan.

Accommodatie buiten Sevilla

De uitdaging was dus om twee groepen van elk 55 personen binnen iets meer dan een week ‘even’ te verplaatsen naar een hotel ergens rondom Sevilla.

Nadia en ik dachten: “Dit kan niet” maar al snel beseften we dat er geen andere optie was om aan de slag te gaan. We wisten dat het zoeken was naar die ene speld in een hooiberg. Sevilla kent weliswaar heel veel hotels, maar de plaatsjes rondom Sevilla bieden weinig tot geen mogelijkheden. En de accommodaties die er zijn hebben vaak te weinig kamers. Daarnaast bezoeken wij accommodaties altijd eerst persoonlijk, en dat was nu ook niet meer mogelijk.

Overboeken van 2 x 55 personen

Het was een flinke uitdaging om dit voor elkaar te krijgen. Ik achter mijn laptop op mijn vakantieadres en Nadia vanaf ons kantoor in Rotterdam. Met name alle lof voor Nadia, zij gaf niet op en kwam met veel creatieve oplossingen.

Ik zal jullie de details van onze zoektocht besparen, maar uiteindelijk op vrijdag, 4 dagen voor vertrek van de eerste groep, hebben we een geschikt alternatief gevonden. Onvoorstelbaar! Het waren dan ook de enige hotels die beschikbaar waren die ook de gewenste capaciteit konden bieden.

Last-Minute Omboeken door goMICE - Incentive reizen

Een blije opdrachtgever

Onze klant reageerde verheugd, want nu konden de reizen toch doorgaan. Ze keurden beide hotels goed, inclusief de aanpassingen die we moesten doorvoeren in het programma, immers eerst waren alle restaurants en activiteiten te voet te bereiken en nu moesten we ons ook per bus vervoeren.

Na akkoord van de opdrachtgever zijn we aan de slag gegaan met onze vaste busmaatschappij. Het zou krap worden, gaven ze aan, maar ook zij hebben er alles aan gedaan om toch alle ritten te kunnen verzorgen. Het blog over deze uiteindelijk zeer geslaagde incentive reis naar Sevilla komt binnenkort online!