Event organiseren in de Fabrique
Een event organiseren is een van de specialismen van goMICE. Zo kregen wij de geweldige opdracht binnen om op vrijdag 17 maart een event te organiseren. Maanden hebben we gewerkt om het jaarlijkse gala van één van onze vaste relaties vorm te geven en echt over de top te laten gaan! In dit blog lees je hoe wij dit hebben geregeld: Een event organiseren in de Fabrique.
De opdracht was om een locatie en een thema te koppelen aan het gala. Wij van goMICE hebben als uitganspunt de tv-commercial van onze opdrachtgever genomen. Zo kwamen we na een brainstorm-sessie uit op: “Boardingpass to the future”. Dit thema viel goed in de smaak bij onze opdrachtgever!
Bekijk hieronder direct de aftermovie, en lees daarna snel verder en bekijk alle foto’s!
Het event in de Fabrique in Utrecht
Op 17 maart kwamen alle inspanningen van maanden werk samen. We hadden niets aan het toeval overgelaten. Samen met 2 collega’s van goMICE vertrokken we al vroeg op de dag richting de locatie in Utrecht. Met ons draaiboek als ‘beste vriend’ waren we om 12:15 uur ter plaatse. De eerste gasten zouden rond 16:30 uur arriveren, dus werk aan de winkel! Het event zou plaatsvinden in de Fabrique in Utrecht.
We begonnen het draaiboek door te nemen met de floormanager van de Fabrique. Een geweldige locatie om een event te organiseren! Om 13:00 uur sloten de contactpersonen van onze opdrachtgever aan en konden we een en ander met de mensen van de techniek doornemen.
Een event organiseren in de Fabrique
Voor dit event hadden we vier grote ruimtes in gebruik:
- één ruimte voor de garderobe en registratie;
- één ruimte voor de ontvangst en een hapje/drankje;
- één ruimte voor het plenaire officiële gedeelte en de award-show
- één ruimte voor een spetterend feest
Dit betekende dat we veel meters zouden gaan maken die avond, om alles te begeleiden en aan te sturen. Bij het organiseren van een event werken wij altijd samen met diverse leveranciers. Als eerste waren de Make-up Artists van Make-up Your Event: Joyce van Dam en haar collega aanwezig. Zij verzorgden deze avond een make-up stand waar de dames en heren een futuristische make-up look konden laten aanbrengen. We zagen prachtige ogen, lippen en wenkbrauwen voor bij komen. En later op de avond kwamen zelfs enkele mannen even op bezoek bij de dames!
Van de ‘oude tijd’ naar de ‘nieuwe tijd’
In de grote zaal zouden we een effect creëren door van de ‘oude tijd’ naar de ‘nieuwe tijd’ te reizen. De stemartiest Niek Boes zou deze reis begeleiden.
De laatste voorbereidingen voor het event
Wij werken al lang samen met dezelfde fotograaf en videograaf, dus na een goede briefing, wisten zij voldoende om alles perfect vast te leggen op camera. Ook de “Magic Mirror” leverancier was inmiddels binnen. Een spiegel die tegen je praat en foto’s maakt paste perfect binnen het thema. En het was inderdaad een grote hit!
In de feestzaal had onze vaste leverancier C.A.S techniek zich helemaal uitgeleefd als het gaat om licht en geluid en vooral de special effects. Speciaal voor deze avond hadden zij ook een special DJ booth gebouwd, waar onze favoriete DJ Ferre Santos los kon gaan later op de avond. Ook de technici van Niek Boes (stemartiest) waren inmiddels gearriveerd en Niek zelf volgde snel daarna. Wat een artiest is die man. Uitleggen wat hij doet gaat niet, je moet zijn show gewoon ervaren.
Daar waar ik alle checks aan het doen was, waren mijn 2 collega’s alle 350 goodybags aan het vullen en de LED polsbandjes aan het uitstallen.
Helemaal klaar voor het event
Rond 16.00 uur waren we er klaar voor en reeds om 16.15 uur kwamen de eerste gasten met de pendelbus vanaf het hotel al aan. We konden los! We ontvingen de gasten met hapjes, op ludieke wijze geserveerd, passend bij het thema. Om 17.30 uur kon het officiële gedeelte beginnen. Presentaties en filmpjes volgden elkaar op gevolgd door een wervelende awardshow. De gelukkige winnaars konden de awards in ontvangst nemen terwijl Niek Boes op eigen wijze de awardshow ondersteunde.
Aan het einde van de awardshow was het tijd om de bestemming te onthullen. In mei gaan we namelijk voor het zesde jaar op rij, vier dagen op reis met deze opdrachtgever. Twee groepen van 55 personen mogen dan weer mee als beloning voor hun prestaties in 2016. We hadden een spectaculair filmpje laten maken door onze vaste leverancier met prachtige beelden van de stad Sevilla. Een luid applaus volgde toen de onthulling van de bestemming in beeld kwam.
Dineren en de show van Niek Boes
Hierna konden de mensen dineren, middels rolsteigers werd het diner binnen gereden.
De friet en het ijs werden middels buikbakken geserveerd en we zagen dat de mensen aan het genieten waren!
De show van Niek Boes volgde. Hij is in staat het gehele publiek vanaf het begin tot het eind te entertainen en soms geloof je gewoon niet wat hij allemaal met zijn stem doet.
En toen was het tijd om de mensen te transformeren naar de ‘nieuwe tijd’. Niek eindigde zijn show en nam alle gasten mee door een sluis van rook, onderweg werden reageerbuizen uitgedeeld door de door ons ingehuurde hostessen in prachtige futuristische kostuum. Ferre Santos was inmiddels al op stoom gekomen en het feest kon beginnen in de prachtige loods van De Fabrique. Het dak kon en ging er ook af!
Ferre Santos brengt zo’n zaal tot leven en je moet dansen of je wilt of niet. Sommigen wachtten nog even en bezochten de laboratorium bar, maar uiteindelijk moesten zij er ook aan geloven en gingen de dansvloer op.
Officieel zou het feest tot 23.00 uur duren. Rond 22.45 uur meldde ik me bij onze opdrachtgever. Wat ik reeds vermoedde gebeurde. Ze wilden namelijk heel graag tot 00.00 uur door. Dus wij schakelden direct met de floormanager, Ferre Santos, de beveiliging en de chauffeur van de pendelbus. Alles werd geregeld om een uur langer door te gaan!
Het einde van een geweldig event
En zo verliet iedereen om 00.00 uur deze spectaculaire avond. We deelden de laatste tasjes uit en bliezen even uit toen de laatste gast vertrokken was. Opnieuw konden we terug kijken op een fantastisch en geslaagd event. We hadden reeds vele enthousiaste reacties en complimenten ontvangen gedurende de avond. Het overvalt me dan altijd wanneer ik in de auto op weg naar huis ook al vele bedankjes en complimentjes via WhatsApp in ontvangst mag nemen. Ik word daar iedere keer blij van! Blij dat we zulke mooie dingen mogen doen, blij dat we mensen zo blij mogen maken en ook blij dat het ons wederom gelukt is!
De volgende Whatsapp mocht ik op zaterdagochtend ontvangen: “Wat een gala, wat een feest, wat een organisatie…….! goMICE, wederom heel erg bedankt voor alles wat jullie weer gedaan hebben. We don’t go without you! :)”
Ook eens een event laten organiseren in de Fabrique of een andere geweldige locatie in binnen- of buitenland? Neem dan gerust contact met ons op!
