Corona-proof event: voel de lentekriebels!
Heeft u de lentekriebels ook al te pakken? Wij bij goMICE wel! Het voorjaar heeft zijn intrede gedaan en we hebben de afgelopen weken al even kunnen proeven van mooie lentedagen. Momenteel werken wij bij goMICE aan verschillende mooie ONLINE en LIVE projecten voor zowel dit voorjaar als voor het najaar. Ik, Elsbeth Groenevelt – Manager Operations, neem u in dit blog mee in de uitwerking van één van onze recente aanvragen voor een lente event.
De creatie van een concept voor een voorjaarsevent
Eén van onze opdrachtgevers heeft ons gevraagd, dit voorjaar, een offline (gezins)event te organiseren voor hun medewerkers, waarbij tevens gebruik wordt gemaakt van verschillende digitale elementen in de aanloop naar, tijdens en na het LIVE moment. De boodschap van het event is om iedereen, na het afgelopen roerige jaar, een hart onder de riem te steken en samen met je gezin, nu het weer beter wordt, er lekker even corona-proof op uit te gaan! Ons creatieve brein werd direct door deze vraag geprikkeld en de meest uiteenlopende keywords schoten ons te binnen: een nieuw begin, mooiere tijden, de eerste zonnestralen, groei en bloei, flora en fauna, buiten eropuit gaan en natuurlijk samen genieten. Met een korte interne brainstorm leidde dit tot het overkoepelende eventthema ‘Lentekriebels’, dat wij als basis gebruiken voor het concept, het communicatieplan en natuurlijk het event.
Het doel van het event is om de medewerkers van onze opdrachtgever te verbinden, te enthousiasmeren en te verrassen door middel van een mooi gebaar. Hierbij is de vraag van de klant om op verschillende locaties door heel Nederland een eventdag te organiseren, waarbij alle medewerkers de mogelijkheid krijgen om een mooi presentje in ontvangst te nemen. Naast dit cadeau dient de dag volledig aangekleed te zijn met leuke activiteiten en entertainment, passend bij jong en oud, gezinnen en partners. Uiteraard geheel Corona-proof!
Vandaag werkten we op kantoor aan de opname van een video om ons voorstel op een originele wijze aan onze klant te presenteren:
Gedegen voorbereiding
Uiteraard vragen alle events om een gedegen voorbereiding en een strakke logistieke planning, maar de organisatie van meerdere events verspreid in Nederland vergt nog net een tandje meer expertise. Gelukkig hebben wij hier bij goMICE veel ervaring in! Door bijvoorbeeld de inzet van onze digitale tools kunnen we de LIVE events geheel op voorhand, maar ook ter plaatse volledig coördineren. Neem bijvoorbeeld de Digital Event Manager, waarmee het gehele proces van inschrijven, registreren en eventueel maken van aanpassingen, binnen een deelnemersgroep geautomatiseerd is. Deze inschrijvingstool ziet er aantrekkelijk uit en wordt tailormade aangepast aan de wensen en branding van onze opdrachtgevers.
Daarnaast kunnen deelnemers voorafgaand aan het event, maar ook op de dag zelf, gebruik maken van de goMICE activatie app! Deze app biedt diverse mogelijkheden op het gebied van gamification en informatievoorziening. Zo kan op een leuke en interactieve manier gecommuniceerd worden naar de deelnemers. Ook deze app richten wij tailormade in voor onze opdrachtgevers.
Unieke touch moments
Voorafgaand aan het LIVE event hebben wij een prikkelend communicatietraject ontwikkeld aan de hand van de goMICE Stretch-methode. Hierdoor worden de deelnemers in de aanloop naar, tijdens en na het LIVE event door middel van verschillende ‘Touch Moments’ opgewarmd. Denk hierbij aan het versturen van een online of offline (lente)uitnodiging, een tussentijds presentje of door een origineel bedankkaartje toe te sturen na het event.
Duurzaamheid
Tot slot, het stukje duurzaamheid. Een belangrijk onderwerp dat niet meer weg te denken is bij de organisatie van een event en waar wij vanuit goMICE proactief over meedenken. Er zijn verschillende manieren om duurzaamheid toe te passen binnen events:
- Bundelen van reisdata en locaties om de (reis)bewegingen te beperken waarmee de uitstoot wordt verminderd.
- Door te kiezen voor duurzaam geproduceerde gadgets en gifts.
- Een goed doel steunen. Doneer bijvoorbeeld per event/deelnemers een bedrag aan een goed doel dat uw organisatie graag ondersteunt.
- Kies ervoor om de uitstoot van het event te compenseren. Wij brengen de uitstoot voor u in kaart en bieden verschillende mogelijkheden om dit te compenseren.
In ons eerdere blog over duurzaam organiseren vindt u nog meer tips voor de organisatie van een duurzaam event.
Wilt u uw volgende event, LIVE of ONLINE, ook onderscheidend, professioneel en zorgeloos laten realiseren? Boek dan here een gratis sparringsessie met een van onze professionals. Het goMICE team staat voor u klaar!
