Een kijkje in de organisatie van een succesvolle inspiratiereis!
Met veel plezier mag ik, Rosa Romero, als projectmanager bij goMICE, jaarlijks meerdere bijzondere groeps- en incentivereizen creëren en organiseren. Een reis die jaarlijks terugkeert is voor een vaste opdrachtgever uit de Food-industrie. De reizen voor deze opdrachtgever zijn enerzijds bedoeld om de laatste trends in het buitenland te ontdekken en inspiratie op te doen, anderzijds voor een kijkje in het verleden om de goede en bruikbare ‘oude elementen’ in een nieuw jasje te steken, zodat deze niet verloren gaan.
Het bezoeken van verschillende inspirerende restaurants, zoals bovenstaande, is tijdens deze reis essentieel voor de opdrachtgever.
Klantwensen & opdracht
Reizen, netwerken, zintuigen prikkelen, proeven, genieten en samen beleven staan hoog in het vaandel bij deze opdrachtgever. De ene keer zijn ze op zoek naar een hippe en trendy bestemming, terwijl de volgende reis naar een meer charmante en klassieke bestemming gaat, waar de kracht van ambacht voelbaar is.
Ik luister altijd nauw naar de uitgangspunten van onze klant; ook dit jaar was de opdracht duidelijk:
300 personen dienen samen te reizen, het liefst in een vliegtuig dat goMICE exclusief reserveert voor deze gelegenheid, omdat de vliegtijden goed op het programma ter plaatste moeten aansluiten. Het verblijf voor de gehele groep dient bij voorkeur in dezelfde accommodatie te zijn en niet geheel onbelangrijk; het dient binnen het gestelde budget te passen. Eén ding ontbreekt nog: welke bestemming?
Voortraject & bestemming
Na de inventarisatie van de opdracht maak ik een plan van aanpak, welke ik in een brainstormsessie met het team bespreek. In het plan van aanpak staan onder andere de aanvliegroute van het project, de deadlines, het budget en overige ideeën. Ook wordt er een buddy-projectmanager aan mij gekoppeld, die dringende zaken bij mijn afwezigheid direct kan ondervangen. Deze keer begin ik de zoektocht naar de perfecte bestemming met een lijst bestaande uit 14 bestemmingen. Welke bestemming zal deze keer het meest geschikt blijken?
Werkwijze
Ik zoek de vliegschema’s van zowel lijndiensten als van chartervliegtuigen op. Uiteraard check ik ook alternatieve vervoersmiddelen naar de 14 verschillende bestemmingen en vraag de beschikbaarheid op. Daarnaast ga ik op zoek naar geschikte accommodaties, zodat we meerdere mogelijkheden kunnen voorstellen. Zodra onze klant een keuze heeft gemaakt, begint de volgende fase: reis voorbereiden, opties plaatsen, contracten opstellen, boekingen vastleggen, deelnemers uitnodigen, inspectiereizen maken, deadlines opvolgen… Het aftellen voor weer een nieuwe geweldige Trend-tour kan beginnen!
Leveranciersafspraken en de kracht van onderhandelen
goMICE maakt deel uit van de internationale organisatie Uniglobe Travel; wij beschikken wereldwijd over scherpe contracten met onze leveranciers. Daarnaast is onze sterkte – de kracht van onderhandelen – van cruciaal belang om onze klant de beste deal te kunnen bieden. Ik ben dol op onderhandelen, dus daag mij gerust uit om ook de beste deal voor úw volgende groepsreis te laten scoren. 😉
Vóór vertrek, tijdens en na de reis
In de maanden voordat de reis begint heb ik steeds vaker contact met onze opdrachtgever. Alle ins en outs worden besproken en de puntjes worden op de i gezet. Alles is gereed, check, check dubbelcheck… Op de luchthaven verwelkom ik samen met mijn collega het complete gezelschap. Tijdens de reis sta ik ten alle tijden stand-by, zorg ik dat alles vlekkeloos verloopt en kijk ik waar ik nog extra beleving of service kan toevoegen. Na de reis plan ik altijd een evaluatieafspraak met mijn contactpersoon en denken we alweer na over nieuwe ideeën en plannen voor de volgende reis.
Tot slot
Ieder jaar is dit weer een geweldige opdracht!!! Ik vind het een eer om mij als dedicated projectmanager voor deze opdrachtgever vast te mogen bijten in mooie projecten voor dit bedrijf. Ik kijk er elk jaar weer naar uit om een onvergetelijke inspiratie-reis te mogen realiseren voor deze opdrachtgever!
