Indoor Business Festival in Hangaar2
Bij goMICE organiseren wij naast vele incentive reizen, concepts en meetings ook steeds meer en grotere evenementen. Zo organiseerden we onlangs een groot indoor Business Festival voor 400 personen.
Afgelopen september ontvingen we van één van onze vaste opdrachtgevers de aanvraag om wederom het jaarlijkse Top Service Event te organiseren. Wij organiseerden dit Event in 2017 nog in de Fabrique in Utrecht, maar dit jaar wilden zij iets heel anders, namelijk een Foodtruck Event met als thema: “de Parade”!
Locatie voor dit event
Wanneer wij een dergelijke aanvraag binnenkrijgen beginnen de ideeën al direct op te borrelen en kunnen wij niet wachten om een heel programma tot in detail samen te gaan stellen!
Eén van de eerste en meest belangrijke stappen die wij nemen is het zoeken naar dé perfecte locatie. De locatie moet namelijk goed passen bij de sfeer en uitstraling van het event en daarnaast voldoen aan een aantal andere eisen, bijvoorbeeld:
- Is de locatie goed bereikbaar?
- Is de locatie groot genoeg?
- Zijn er genoeg voorzieningen aanwezig? (parkeerplaatsen, toiletten, etc.)
- Zijn de basisbenodigdheden voor een goed plenair programma aanwezig? (denk hierbij bijvoorbeeld aan techniek)
- Mogen wij de locatie he-le-maal helemaal naar wens omtoveren en decoreren?
- Zijn er geen restricties die het event zouden beperken? Is de locatie bijvoorbeeld beschermd of valt het onder cultureel erfgoed? Zijn er restricties op het gebied van geluid?
- Last but not least: valt de locatie binnen het gestelde budget?
Een indoor festival
Wanneer je aan een festival zoals “de Parade” denkt, denk je over het algemeen aan een mooie buitenlocatie vol groen, bomen, lampionnen, muziek, foodtrucks en vermaak! Omdat dit festival plaats zou vinden in de maand maart (en er dus een grote kans zou zijn op kou en regen) hebben wij er voor gekozen dit festival naar binnen te halen en op zoek te gaan naar een ruime locatie met genoeg plaats voor de foodtrucks en decoraties!
Na samen met de opdrachtgever verschillende locaties te hebben bezocht viel de keuze op Hangaar2 in Katwijk. Deze locatie voldeed aan al onze eisen en was met 2.450m2 zeker groot genoeg. Onze belofte daarbij aan de opdrachtgever: “we gaan het buitengevoel naar binnen halen!”
Afstemmen programma
Nu de locatie vast lag konden we écht aan de slag gaan! Na een aantal brainstormsessies met ons team en afspraken met diverse leveranciers kreeg het programma steeds meer vorm. Voor events werken wij vaak samen met een aantal vaste leveranciers op het gebied van onder andere techniek, catering en decoratie. Dit maakt het werken een stuk makkelijker: je weet wat je aan elkaar hebt en je weet dat de kwaliteit die zij leveren voldoet aan onze verwachtingen.
De grote dag!
Na maanden van voorbereiding was het dan vrijdag 16 maart eindelijk zo ver en vond de grote Top Service Parade 2018 plaats. Het was een zeer geslaagd event bestaande uit een ontvangst met hapjes en drankjes, een plenair programma inclusief award uitreiking en natuurlijk het festival vol foodtrucks en entertainment.
Vroeg uit de veren
Op de dag van het event waren Anita en ik al om 08.00 uur ’s ochtends bij Hangaar2 aanwezig om onze eerste leverancier te ontvangen: Circus Bongo! Om het plenaire programma ook een Festival / Parade tintje te geven plaatsten wij geen standaard podium met bijbehorende stoelen, maar huurden wij de originele Bongo circustribune én circuspiste in. Een prachtig gezicht!
Een uurtje later meldde de volgende leverancier zich en begonnen we aan het project “het buitengevoel naar binnen halen”. Een grote vrachtwagen vol met onder andere olijfbomen, planten, boomstammen, vurenhout, karrewielen, aardappelkisten, tuinhekjes, picknicktafels én 75 vierkante meter echt gras reed Hangaar2 binnen en een kleine vier uur later was de locatie onherkenbaar. Wij kregen het festivalgevoel al helemaal te pakken! In de middag zetten we de puntjes op de ‘i’ en waren we op tijd klaar voor het ontvangst van de gasten: laat de avond maar beginnen!
And the winner is…..
Om het event te openen hadden wij de echte spreekstalmeesteres van het jaarlijkse kerstcircus in Ahoy ingeschakeld: Sylvia Schuyer. In haar mooiste outfit (die wel meer dan 25 kilogram weegt!) heette zij het hooggeëerd publiek van harte welkom!
Aansluitend volgden diverse presentaties en het hoogtepunt: de uitreiking van de jaarlijkse Top Service Awards. In totaal werden er niet minder dan 19 awards uitgereikt aan diverse prijswinnaars. De sfeer zat er goed in, de confetti knalde en de champagne vloeide!
Aan het einde van de awardshow was het tijd om de bestemmingen van de twee incentive reizen van dit jaar te onthullen. In mei gaan we namelijk voor het zevende jaar op rij, vier dagen op reis met deze opdrachtgever. Twee groepen van 55 personen mogen dan weer mee als beloning voor hun prestaties in 2017. Ging de reis vorig jaar nog naar Sevilla, dit jaar gaat de reis naar het zonnige Mallorca en het bruisende Kroatië.
Festival
Aansluitend was het tijd voor het festival. De zaal zag er prachtig uit en de deelnemers tastten gelijk toe. De één begon met een lekker biologisch frietje en de ander genoot van een tortilla met in tequila gemarineerde kip. Door het brede aanbod aan foodtrucks stonden er nauwelijks tot geen rijen. Ook de toetjestrucks vielen in de smaak: de verse crêpes en het moleculair ijs (bevroren door middel van stikstof tot bijna – 200˚C!) waren aan het eind van de avond op 6 stuks na op! Een leuke toevoeging aan het cateringconcept was de Grab Your Own Coolkast. Een grote koelkast waar men zelf hun drankje uit kon pakken. Het feestje is namelijk altijd het gezelligst in de keuken!
Ook op het gebied van entertainment was er meer dan genoeg te beleven: zo was er een silent disco, stond er een grote draaimolen (wie heeft gezegd dat draaimolens alleen voor kinderen zijn?), kon men ‘onder de douche’ karaoke zingen in een tot badkamer omgebouwde truck (de kleren mochten aanblijven ?), konden de artistieke deelnemers zich uitleven op de digitale graffitimuur en konden de fotogenieke deelnemers zich vermaken in de Volkswagen Photobus.
Dit alles uiteraard op de beats van goede muziek. Zo speelde de band The Tributes afgewisseld met een DJ en met Radio Barkas welke oude LP’s speelde vanuit een auto!
De avond vloog voorbij en om 23.00 uur vertrokken de gasten moe en voldaan naar huis! Tot volgend jaar! Bekijk hieronder ook zeker de video met een impressie van het hele event!
Ook eens een event laten organiseren in de Hangaar2 of een andere geweldige locatie in binnen- of buitenland? Neem dan gerust contact met ons op! Bel ons op 010-2412045 of mail naar Hello@goMICE.nl
Quote opdrachtgever: Het was weer een fantastisch feest! De verschillende foodtrucks, de draaimolen, gezellige muziek en natuurlijk de photobooth zorgde voor het echte ‘Parade’ gevoel. We hebben voor onze gasten een heerlijke avond vol vermaak kunnen verzorgen met voor ieder wat wils.
