Een bedrijfsevent voor 650 deelnemers in 80’s stijl
Op vrijdag 8 februari organiseerden we een bedrijfsevent voor één van onze vaste opdrachtgevers uit de gas- en olie industrie. Het event bestond uit een plenaire show, een diner en als afsluiting een spetterende feestavond! Meer dan 650 deelnemers uit het gehele land waren aanwezig. Nieuw dit jaar: een spectaculaire award uitreiking voor diegenen die in 2018 het best presteerden. De thema’s van de vorige edities stonden in het teken van Apres-ski & Superhelden. En dit jaar is er gekozen voor het thema: Back to the 80’s!
Bedrijfsevent in jaren 80 sfeer
Bij de jaren 80 denk je al snel aan walkmans, de Rubiks kubus, funky felle kleuren, Pacman, Madonna, Prince, Michael Jackon en natuurlijk de welbekende mode uit de jaren 80. Ons doel was dan ook om de locatie om te toveren in een jaren 80 walhalla. Het is altijd een leuke uitdaging voor goMICE om op zoek te gaan naar de juiste decoratie passend bij de locatie en de grootte van de zalen. Ook dit jaar is dat weer gelukt.
Het totaalplaatje werd compleet gemaakt door de deelnemers: elk jaar komen zij volledig in thema gekleed. Zo zagen we dit jaar Pacman kostuums, disco pruiken en felgekleurde leggings voorbij komen. Er worden daarnaast jaarlijks prijzen uitgedeeld voor de best verklede man en de best verklede vrouw dus iedereen doet zijn best. Enorm leuk om te zien!
Bezoek op de locatie
Begin januari bezochten we samen met de opdrachtgever de voorkeurslocatie. Vijf weken later vond het event al plaats, een aanzienlijk kortere aanlooptijd dan dat wij gewend zijn, maar tegelijkertijd ook een hele mooie uitdaging! Tijdens het bezoek op de locatie was de opdrachtgever direct enthousiast. Dit had onder andere te maken met het indrukwekkende projectiescherm. Hierop was het mogelijk om de content, die bij de plenaire meeting getoond zou worden, in 3D weer te geven!
Ready, set, go!
Vanaf dat moment konden de voorbereidingen voor het bedrijfsevent van start gaan en ging alles in een sneltreinvaart. Wat moet er dan bijvoorbeeld geregeld worden? Enorm veel! Wij zorgen er voor dat de wensen van de opdrachtgever worden waargemaakt en waar mogelijk hun verwachtingen worden overtroffen. Het is belangrijk om hierbij out of the box te denken en de opdrachtgever te verrassen.
Tijdens het voortraject hebben we met veel verschillende partijen te maken en onderhouden we contact met de opdrachtgever maar ook met diverse leveranciers. Denk hierbij aan de locatie van het event maar ook aan leveranciers van bijvoorbeeld goodies, gadgets, awards, decoratie, techniek en entertainment. Alles moet op elkaar worden afgestemd. Het is daarnaast van belang dat diensten en producten die wij inhuren op de datum van het event beschikbaar zijn, bij het event(thema) passen en binnen het gestelde budget passen. Onderhandelen en afstemmen zijn hierbij de keywords.
De organisatie van een dergelijk bedrijfsevent is een complexe klus. Maar goMICE heeft enorm veel ervaring met het organiseren van grote bedrijfsevents. Ook bij dit event wisten we alles weer tot in de puntjes te organiseren. Tot onze eigen tevredenheid, maar nog belangrijker: tot grote tevredenheid van onze opdrachtgever.
De dag van het bedrijfsevent
De maand januari vloog voorbij en vrijdag 8 februari was het dan zo ver: de dag van het event! ’s Ochtends waren we al vroeg bij de locatie aanwezig om leveranciers op te vangen, de laatste checks te doen en om er voor te zorgen dat alles tot in detail klopte. Tegen de tijd dat de eerste deelnemers aankwamen waren wij er klaar voor en hadden ook wij van goMICE onze jaren 80 discojasjes aan.
Presentator Dennis Weening & DJ Paul Elstak ‘in the house’!
Om er voor te zorgen dat deelnemers zich van begin tot eind vermaakten, werd er volop entertainment ingezet.
Zo opende presentator Dennis Weening (onder andere bekend van tv-programma’s als Expeditie Robinson, So you Think You Can Dance en Wie is de Mol) de plenaire show en reikte hij de awards uit aan de gelukkige winnaars.
Ook tijdens het diner en tijdens de feestavond kon het niet op. Zo werd er de hele avond gedanst op de grote LED-dansvloer van maar liefst 60 m2.
Ook waren er onder ander lichtdansers, tafelgoochelaars, een trompettist & saxofonist, VJ, lasershow, CO2 kanonnen, reuzeballonnen, GreenScreen en een VJ aanwezig.
Als klap op de vuurpijl opende niemand minder dan DJ Paul Elstak de feestavond!
De avond vloog voorbij en bij het naar huis gaan verlieten de deelnemers het feest met een coole gadget in de hand en een grote glimlach op het gezicht.
Hopelijk tot volgend jaar weer!
