De organisatie van een last minute internationaal Online Partner Event
Eind januari ontvingen wij van een beursgenoteerd internationaal bedrijf een mooie aanvraag met de volgende vraag:
“Hoe kunnen we onze belangrijkste partners in deze tijd op een professionele manier bij elkaar brengen, waarbij we het gevoel creëren van een live event”
Het Online Partner Event werd een feit en dat moest een kleine twee weken later al plaats vinden. Een mooie en leuke uitdaging voor het team van goMICE!
Internationaal VIP Partner Event
Het online event werd georganiseerd voor een select gezelschap: de belangrijkste C-level contactpersonen van hun internationale partners. Er werden vooraf diverse doelen gekwantificeerd:
- Exclusief en open sfeer
- Kwalitatief goed met een professionele look & feel
- Open discussie mogelijkheden
- Onderlinge banden versterken
- Energiek en positief gevoel
LIVE vanuit de studio
Na een brainstormsessie met het goMICE team zagen we al gauw voor ons hoe dit event er uit zou moeten komen te zien: namelijk LIVE vanuit een opnamestudio in Nederland. De internationale sprekers en partners zouden middels een platform geïntegreerd worden op de schermen in deze studio. Op deze manier kon het streamen van sprekers goed worden afgewisseld met multimediale presentaties en zouden de partners geïntegreerd kunnen worden in de open discussie middels een “spotlight”. Door de partners daarnaast zoveel mogelijk tegelijkertijd in beeld te plaatsen voelden zij zich actief betrokken en verbonden met elkaar (ondanks de daadwerkelijke fysieke afstanden van de plekken waar zij zich bevonden in onder andere de Verenigde Staten, Scandinavië en Nederland).
Techniek
Zoals ik al eerder schreef in dit blog is de inzet van de juiste techniek het belangrijkste onderdeel van een succesvol online event! Het gehele event valt of staat hiermee en is de basis van de complete online eventproductie. goMICE werkt enkel samen met de beste AV-partners, zo hebben wij voor dit event gebruik gemaakt van de opnamestudio van één van onze vaste leveranciers. Op deze manier kunnen wij altijd de juiste kwaliteit garanderen.
Het vasthouden van de aandacht
Om de aandacht van deelnemers tijdens een online event vast te blijven houden is het van belang om deelnemers te blijven prikkelen. Door het toevoegen van speciaal vooraf geproduceerde video’s én een fantastische live-music act werd het programma op diverse momenten op een ludieke manier onderbroken en succesvol afgesloten.
Doelstellingen behaald!
Na afloop van het event bleek uit een evaluatie onder de partners, dat zij het event als zeer positief en waardevol hebben ervaren. Zij gaven aan door de persoonlijke aanpak, verfrissende breaks en professionele vormgeving écht een VIP beleving te hebben ervaren waarin de onderlinge banden zijn versterkt. Ook was onze opdrachtgever erg enthousiast over de samenwerking met goMICE!
Klantquote:
“goMICE heeft mij enorm geholpen met mijn last-minute idee om van een gewone virtuele meeting een heus virtueel Partner VIP event te maken. Met de inzet van goMICE werd het resultaat vele malen beter. Na afloop waren de partners enthousiast en tevreden, niets dan lof. Fijn en dank voor de goeie zorgen!”
Uw (internationale) event ook volledig online?
Wilt u ook een online event organiseren met een internationale doelgroep of heeft u plannen voor een ander online event? En wilt u er zeker van zijn dat dit professioneel en vernieuwend wordt aangepakt met aandacht voor uw wensen en doelen? Neem dan vandaag nog contact op met goMICE!
Benieuwd naar meer waardevolle tips en inspiratie voor de organisatie van krachtige online en hybride events? Lees dan zeker onze gratis whitepaper waarin wij de belangrijkste stappen met u delen en tips geven over techniek, platformen, interactie en budgettering! Klik hier om onze whitepaper is te downloaden.
