De belangrijkste stappen op weg naar een krachtig online event

De belangrijkste stappen op weg naar een krachtig online event

Hoe zorgt u in een tijd waar face to face ontmoeten niet altijd mogelijk is dat u uw relaties en medewerkers toch betrokken en verbonden houdt en u uw boodschap krachtig over de bühne brengt? Door uw ontmoeting van offline naar hybride of online te brengen! Er zijn legio mogelijkheden om uw doelgroepen te ontmoeten in een virtuele omgeving waarin u hen prikkelt, inspireert of informeert.

goMICE kent de markt en wij denken met u mee om uw virtuele ontmoeting in de juiste banen te leiden en met onze kennis en creativiteit hier een bijzonder en impactvol moment van te maken. Maar waar moet u nu op te letten bij de organisatie van online events? Wij geven u graag een aantal tips & tricks!

1: Breng uw doel, wensen, behoeften en budget in kaart

Dit geldt uiteraard voor elk type event: bedenk goed wat u wilt bereiken, wat uw hoofddoelstelling en eventuele onderliggende doelen zijn. Er kunnen namelijk duizenden aanleidingen zijn voor het organiseren van een event. Denk bijvoorbeeld aan een teambuildingevent om de neuzen dezelfde kant op te krijgen, een kerstborrel als bedankje voor alle hardwerkende collega’s, een hei-sessie om de strategie voor het nieuwe jaar te bepalen, een klantevent om uw relaties warm te houden of een awardshow om uw wederverkopers te belonen. Maar… wat wilt u nu echt bereiken met het evenement? Maak uw doelstelling specifiek en meetbaar door deze aan de hand van de SMART-methode te formuleren en zet dit op papier. Dit helpt u ook om na afloop van het event de ROI beter in kaart te brengen.

2: Kies uw platform

Nu uw doelstelling en budget zijn bepaald is het tijd voor de eerste en belangrijkste stap: bepaal het platform! Er zijn diverse opties, elk met hun eigen functionaliteiten. Denk bijvoorbeeld aan:

  • Microsoft Teams: dit platform wordt meegeleverd in het Office pakket en is dus al bij veel organisaties “in huis”. Zeker bij kleinere online events kan dit platform een goede optie zijn
  • Zoom: biedt de beste mogelijkheden voor een persoonlijke en interactieve meeting. Er is één en ander te doen rondom het privacybeleid, Zoom werkt momenteel hard aan haar beveiliging.
  • Webex: de collaboration-oplossing van Cisco, die de effectiviteit en productiviteit van web meetings optimaliseert. Teamleden kunnen zeer gemakkelijk video- of audio calls opzetten en real-time content delen

Maar er is meer mogelijk!

Ook zijn er legio eventtools die een all-in-one platform bieden inclusief mogelijkheden zoals:

  • registratie
  • inzicht in analytics
  • gamification
  • interactie
  • rondetafelsessies
  • 1-op-1 networking.

Wij helpen u graag de juiste tool te selecteren passend bij het doel, budget en wensen.

3: Zorg voor de juiste techniek en opnamelocatie

Het belangrijkste onderdeel van een succesvol online event: de juiste techniek! Het gehele event valt of staat hiermee en is de basis van de complete eventproductie, bespaar dus niet op dit onderdeel. Onderstaande basiselementen zijn hierin key:

  • Een goede computer met vaste internetverbinding (dus niet via Wi-Fi), houd rekening met zowel een goede upload- als goede downloadsnelheid
  • Goed beeld en geluid: het licht het liefst van voren, werk daarnaast met een headset of microfoons
  • Tip: kies voor een opnamestudio om er voor te zorgen dat de technische aspecten van een online event goed verlopen. Een opnamestudio biedt daarnaast vaak een Green screen of LED wall waardoor de visuele beleving erg aantrekkelijk wordt!
  • Zorg ervoor dat er een technische crew aanwezig is die voor een stabiele stream en goed beeld en geluid zorgt. Zet daarnaast ook een presentator in die de bijeenkomst in goede banen leidt en kies voor de inzet van een host / moderator die de eventuele subgroepjes begeleidt en de chat of de Q&A verzorgt.

goMICE Manager Operations, Elsbeth Groenevelt, bezocht recentelijk een tweetal opnamestudio’s bij één van onze AV-partners, die zich perfect lenen voor de organisatie van online events. Bekijk onderstaande video voor een sneak preview! 😉

4: Communicatie en betrokkenheid: voor, tijdens en na het online event

Het is enorm belangrijk dat deelnemers zich betrokken voelen bij het event. Maar hoe betrekt u deelnemers bij een online event en hoe houdt u deelnemers betrokken?

Voor het event

Betrek de deelnemers voorafgaand aan het event middels een digitale tools, zoals de goMICE Digital Event Manager! Verstuur bijvoorbeeld via deze tool een uitnodigingsmailing en creëer daarnaast een informatieve website met eventinfo, filmpjes en artikelen. Laat deelnemers eventueel alvast wat vragen inbrengen en/of samen ideeën uitwisselen.

Ook de praktische informatie wordt voorafgaand aan het event middels deze digitale tool aan deelnemers gecommuniceerd. Zo vernemen zij hoe laat en op welk platform zij middels welke download/link worden verwacht en hoe het inlogproces werkt.

Tip: stuur deelnemers voorafgaand aan het online event thuis een teaser toe. Dit kan bijvoorbeeld een gadget zijn in het thema van het event of een pakket met een hapje en drankje dat naar het huisadres wordt gestuurd, om te nuttigen tijdens het event.

Tijdens het event

Zorg voor interactie tijdens het online event! Deelnemers voelen zich meer betrokken bij het event als ze mee kunnen praten. Zorg bijvoorbeeld voor interactie door de inzet van:

  • Chat: een open kanaal waarin deelnemers vragen kunnen stellen of gevoelens kunnen delen
  • Poll: vraag deelnemers te reageren op een stelling en deel direct de uitkomst. Of plan een Q&A moment in. Tip: vraag alle deelnemers interessante vragen te delen zodat u direct inzicht krijgt in welke vragen u het beste kunt behandelen. Middels een digitale voting tool kan aansluitend inzicht verkregen worden in welke vragen deelnemers behandeld wensen te hebben.
  • Interactieve energizer en/of online teambuilding activiteiten: maak uw online event onvergetelijk! Er zijn echt heel veel leuke mogelijkheden, waarin goMICE graag in meedenkt. Kies bijvoorbeeld voor een interactieve openingsact van een bekende artiest of creëer een online escape room of mini-hackathon. Zie ook ons blog 4 online eindejaarevents
  • Break-out sessies om de verbinding met elkaar aan te gaan. De deelnemers gaan in kleinere groepen actief aan de slag met een vraagstuk of onderwerp.
  • 1-op-1 momenten om met elkaar te netwerken en de banden te versterken. Dit kan geautomatiseerd of op eigen initiatief.

Na het event

Houd de deelnemers ook na het event betrokken! Zorg er bijvoorbeeld voor dat de livestream wordt opgenomen, zodat de content ook na het event kan worden ingezet. Ontwikkel eventueel een aftermovie en stuur deze aan de deelnemers toe of ontwikkel webinars of teasers met het opgenomen beeldmateriaal. Stuur de deelnemers daarnaast interessante follow-up mails en een evaluatie toe. Zo blijft het event ook na afloop leven.

Uiteraard zijn er nog veel meer mogelijkheden en kan bovenstaande basis van een online event naar wens worden uitgebreid zodat deze perfect aansluit op uw doelstelling, doelgroep en budget. Wilt u meer weten over het organiseren van online events (of hybride events) of bent u benieuwd daar de creatieve invulling en mogelijkheden die goMICE biedt? Neem dat vandaag nog contact met ons op!