Zakelijk event of groepsreis? 4 crisissituaties die jij de baas bent!
Een zakelijk event of groepsreis organiseren is fantastisch. Je brengt mensen samen, er ontstaan waardevolle connecties en je zorgt ervoor dat jouw merk of bedrijf top of mind blijft. Maar de realiteit is dat het soms net even anders loopt dan gepland. Het goede nieuws? Als je weet hoe je moet handelen, draai je een crisis razendsnel om in een gesmeerde operatie. En als je zorgeloos door het leven wilt gaan, laat je het goMICE team dit voor je regelen. Wij hebben voor allerlei scenario’s al een oplossing voorhanden. Een goede voorbereiding is echt het halve werk. Hier zijn vier veelvoorkomende crisissituaties en vertellen je hoe wij ze de baas zijn.
Reisdocument kwijt? Geen paniek!
Je staat op het punt om te vertrekken en je paspoort of ID is nergens te bekennen. Vloeken, zweten en nog een keer je tas binnenstebuiten keren. Je denkt: “Dit was het dan, daar gaat mijn reis.” Dat hoeft gelukkig helemaal niet.
Wat doe je? Ga gewoon naar het vliegveld! Je neemt je rijbewijs en twee recente pasfoto’s mee (oké, die zijn dus wel handig om standaard in huis te hebben) en meld je bij de Marechaussee. Even wat formulieren invullen, een uurtje wachten en voilà: daar is je tijdelijke roze paspoort. Kan gewoon, moet je alleen niet vergeten het na afloop weer in te leveren, anders heb je een nieuw probleem. Bij goMICE checken we altijd van tevoren of iedereen de juiste (en geldige) documenten heeft. En als het toch misgaat? Dan weten we precies hoe we het moeten oplossen, zodat jij gewoon op tijd in dat vliegtuig zit.
Eerste hulp bij ongevallen
Van een collega die flauwvalt tijdens een intensieve brainstormsessie tot allergische reacties op het eten of een onhandige val van een deelnemer die net iets te enthousiast de welkomstdrankjes naar binnen werkte. Ons team volgt jaarlijks EHBO-trainingen en heeft altijd een plan klaarliggen. Of het nu gaat om eerste hulp bij een klein ongeval of een snelle rit naar het dichtstbijzijnde ziekenhuis, wij kennen de weg. Daarnaast hebben we alle lokale (nood)nummers bij de hand. Just in case.
Ook de EHBO-app van de Hartstichting staat standaard op onze telefoons. Bij grote events (in binnen- en buitenland) zorgen we altijd voor voldoende beveiligers en EHBO’ers om te assisteren bij calamiteiten.
File? Vliegtuig al vertrokken? We regelen het wel!
Je keynotespreker mist de trein, de CEO vergiste zich in de tijd van de vlucht en de belangrijkste gast staat in een oneindige file. Want Nederland en files: een iconisch duo. En ze staan er altijd nét op het moment dat jij écht op tijd moet zijn. Paniek? Nee joh.
Bij goMICE monitoren we dit soort situaties live. Groepsboeking? Wij beheren de reis van alle deelnemers en zoeken meteen naar alternatieve routes. Moet er een privéchauffeur komen of een andere vlucht geregeld worden? Dan fixen we dat nog voordat jij er erg in hebt. Vertragingen komen nu eenmaal voor, maar je hebt altijd twee keuzes: stressen of schakelen. Wij kiezen voor dat laatste.
Code rood! Wat als je event last-minute gecanceld wordt?
Dé dag van het event. Alles staat klaar, iedereen is er klaar voor… en dan wordt er code rood afgegeven. Niemand kan komen. Locatie geboekt, catering geregeld, alles betaald. En nu?
Nou, als je met goMICE werkt, hebben we dit allang in een scenario gegoten. Wij werken altijd met een plan A, B en C. Is er een risico dat extreem weer roet in het eten gooit? Dan hebben we vooraf al besproken hoe we hiermee omgaan. Crisiscommunicatie ligt klaar, alternatieve data zijn besproken en we checken altijd de verzekeringsopties, zodat je niet in één klap je volledige budget kwijt bent.
Soms moet je verplaatsen, soms moet je schakelen, maar je moet vooral niet in paniek raken. Wij zorgen ervoor dat de schade beperkt blijft en dat jouw event alsnog doorgaat op het juiste moment en onder de juiste omstandigheden.
Voorbereiding is alles
Sommige crisissituaties zijn onvermijdelijk, maar hoe je ermee omgaat, bepaalt het succes van je event of reis. En daar zit precies onze kracht: wij anticiperen, schakelen en lossen problemen op nog voordat ze echt onoverkomelijk worden.
Of het nu een paspoort is dat foetsie is, een file die roet in het eten gooit of een storm die je event dreigt te cancelen – keep calm, we’ve got your back.
