5 tips voor een Coronaproof bijeenkomst
Uiteraard geloven wij in de kracht van LIVE ontmoetingen! Elkaar in de ogen kijken en alle zintuigen prikkelen! Beeld, geur, smaak, geluid en tast alle elementen die bijdragen aan het creëren van bijzondere ervaringen en onvergetelijke momenten. Maar we zijn nog niet in de gelegenheid om elkaar onbeperkt en zonder regels te ontmoeten. Hoe kunt u uw boodschap dan toch over de bühne brengen en uw doelgroepen blijven informeren, activeren of enthousiasmeren?
Bij goMICE denken we graag in oplossingen en mogelijkheden. Daarom een aantal tips om stap voor stap weer richting waardevolle en impactvolle LIVE ontmoetingen te gaan. Coronaproof en in lijn met de geldende maatregelen.
1. Zorg voor een prikkelend communicatietraject
Uw reis of event moet door omstandigheden of interne protocollen worden verplaatst naar een later moment. Hoe zorgt u dat uw doelgroep toch geïnformeerd en betrokken blijft tot aan uw LIVE moment? Denk eens aan een campagnematig voortraject met de goMICE Stretch-methode waar online en offline communicatie gestructureerd en prikkelend worden ingezet rondom uw LIVE moment. Zo blijft u gedurende langere tijd top of mind, wordt de doelgroep alvast opgewarmd en zet u de waarde van uw LIVE moment nog meer kracht bij. Ervoor, tijdens en ook erna.
2. Kleinschalig en exclusief
Verdeel uw doelgroep in kleinere gesegmenteerde groepen. Misschien heeft een deel van de doelgroep nog meer specifieke behoeftes of een gemene deler die nu nog beter kan worden benut. Daarnaast geeft een kleinere groep meer gelegenheid tot het geven van 1-op-1 aandacht en het maken van een echte connectie. En wie vindt het stiekem niet fijn om te worden uitgenodigd voor een “exclusief” event?
3. Mix van online en live ontmoeten
Denk eens aan een mix van online en live ontmoeten. Bijvoorbeeld door een deel van uw doelgroep live te ontmoeten en een ander deel virtueel deel te laten nemen. Soms is het fysiek aanwezig zijn niet broodnodig om een boodschap over te brengen. Bedenk wie er echt bij moeten zijn en betrek de virtuele gasten op een manier waardoor zij zich toch betrokken en gehoord voelen. Ook genodigden die niet te ver kunnen of mogen reizen kunnen hierdoor toch “aanwezig” zijn.
Benieuwd naar meer waardevolle tips en inspiratie voor de organisatie van krachtige online en hybride events? Lees dan zeker onze gratis whitepaper waarin wij de belangrijkste stappen met u delen en tips geven over techniek, platformen, interactie en budgettering! Klik hier om onze whitepaper is te downloaden.
4. Verdeling in tijd of plaats
Draagt het creëren van een unieke LIVE setting bij aan het uitdragen van uw boodschap maar is uw doelgroep te groot om veilig en volgens de maatregelen samen te komen? Trek uw eendaags event dan uit naar een meerdaags event of verdeel uw event over meerdere locaties. Ook hier kunt u kijken naar het verder segmenteren van uw doelgroepen (bijv. in regio of functieprofiel) of het gedeeltelijk virtueel laten plaatsvinden van inhoudelijke- of gezamenlijke onderdelen.
5. Roadshow
In plaats van iedereen op een locatie te laten samenkomen gaat u dit jaar op roadshow! Afhankelijk van uw merk, boodschap en doelgroep kunt u de inhoud van uw event meenemen op tour langs diverse vestigingen of regio’s. Denk bij voorbeeld aan het introduceren van een nieuw product, het afscheid van een directielid, het bedanken van medewerkers of het bekendmaken van uw nieuwe strategie. Een roadshow kan op verschillende memorabele of ludieke manieren, op maat, voor u worden ingericht!
Wij zijn klaar voor uw zakelijke ontmoeting 2.0!
Wij zijn er in ieder geval klaar voor! Dus leg uw uitdaging of vraagstelling gerust bij ons neer, zodat wij met u kunnen meedenken hoe u uw doelgroepen kunt blijven prikkelen en impactvolle reizen en evenementen voor u kunnen realiseren, met of zonder maatregelen. Volg ons ook op LinkedIn, Facebook en Instagram voor tips en updates rondom de organisatie van úw zakelijke reis, meeting of event, tijdens of na corona.
Update: Dit blog verscheen voor het eerst op 20 augustus 2020 en werd op 18 januari 2022 geactualiseerd met nieuwe informatie.
